Thuban Software — Plataforma de gestión documental

Una plataforma que se configura, no que se programa.

Thuban es la plataforma de gestión documental y de conocimiento de Vivatia. Permite a una organización capturar, clasificar, buscar, versionar, firmar y hacer circular sus documentos a través de circuitos de trabajo, además de automatizar tareas repetitivas mediante procesos programados.

Prácticamente todo su comportamiento —los tipos de documento, los campos que se cargan, los circuitos de aprobación, los reportes disponibles— se configura desde sus propias pantallas de administración, sin depender de desarrollos a medida para cada cambio.

Es la diferencia entre pedir un presupuesto y tocar un parámetro.

El recorrido de un documento

Cuatro decisiones de configuración, y el proceso queda en pie.

Clase documental

Se define qué es un documento antes de tener el primero.

Una clase documental describe un tipo de documento: sus campos, quién ve cada uno, sus vínculos con otras clases, su checklist, su firma y su vencimiento. Es la pieza sobre la que se apoya todo lo demás.

Campos e índices

Cadena, entero, decimal, fecha, hora o booleano. Cada campo puede ser índice de búsqueda primario o secundario, y visible u oculto en la edición.

Almacenamiento

Los índices en MSSQL u Oracle; los archivos en FileSystem local o en almacenamiento externo en la nube, definido por clase.

Opciones por clase

Encriptación, indexación de texto completo, versionado con límite de versiones y multi-indexado, cada uno activable de forma independiente.

Vistas por grupo

Qué campos ve cada grupo de usuarios, en qué pantalla y con qué nivel de acceso. Un mismo documento se muestra distinto según quién lo abra.

CamposVistasVínculosChecklistNotasRelacionesFormulariosFirma digitalVencimientoSeguridad avanzadaExportación

Editor de una clase documental en Thuban, con sus campos, el repositorio de almacenamiento y las opciones de versionado — Ocho campos, versionado limitado a tres versiones y repositorio en almacenamiento externo. Las once pestañas del editor cubren el resto del comportamiento de la clase. Deslizá la imagen para recorrerla.

Búsqueda y visor

Encontrar el documento, y resolverlo sin salir de la pantalla.

La búsqueda combina los índices de la clase con el texto completo del documento. Cada campo admite su propio operador, y el resultado se trabaja directamente desde la grilla.

Pantalla de búsqueda de Thuban: panel de filtros por campo a la izquierda, grilla de resultados y visor del documento seleccionado — Filtros por campo con operador propio, grilla de resultados y visor del documento seleccionado en la misma pantalla. Los campos de índice secundario aparecen sólo en la búsqueda avanzada. Deslizá la imagen para recorrerla.

Operadores y rangos

Comparadores por campo, rangos de fecha y combinación de condiciones. Historial de consultas y exportación de resultados.

Texto completo

Búsqueda dentro del contenido del documento, combinable con los índices de la clase.

Legajos vinculados

Un documento maestro y sus documentos relacionados se buscan y se recorren como una sola unidad.

Desde el visor

Reservar, comparar, reorganizar páginas, reclasificar, versionar, anotar, firmar y consultar el historial completo de ediciones y de workflow.

Workflow y bandejas

El circuito deja de vivir en la cabeza de la gente.

Un workflow define la secuencia de estados por los que pasa un documento desde su creación hasta su cierre. Puede ser lineal o condicional, con ramificaciones y varios caminos posibles.

Estados y plazos

Cada estado declara si es inicial o final, su plazo en días, si genera bandeja y si bloquea el documento automáticamente.

Swimlanes

Grupo de usuarios autorizado a ejecutar una transición puntual. Quién puede mover el documento es parte del circuito, no una convención.

Condiciones de transición

Reglas que habilitan o bloquean el paso de un estado al siguiente, con tareas en paralelo y notificaciones por correo.

Bandejas

Agrupan documentos por estado o por criterio. Permiten editar varios a la vez, ver vencimientos y buscar dentro de la propia bandeja.

Definición de un workflow de facturas de proveedores en Thuban, con sus estados y transiciones — Tres estados —pendiente de registro, pendiente de pago y pagado— con su plazo, su bandeja y su bloqueo automático. Un workflow existente se clona conservando sus reglas. Deslizá la imagen para recorrerla.

Planificador de procesos

Lo que se repite todos los días, deja de hacerlo alguien.

El planificador ejecuta trabajos según disparadores configurables. Son veintidós tipos, agrupados por finalidad, y ninguno requiere desarrollo: se programan desde la propia plataforma.

Correo

Envío de correo pendiente — envía y depura la cola de salida
Plantillas masivas — dispara una o varias plantillas a un conjunto de destinatarios
Reporte por correo — ejecuta un reporte, lo exporta y lo envía
Aviso de incidencias — remite el registro de errores internos con el detalle adjunto

Usuarios y documentos

Alta masiva de usuarios — crea usuarios en lote desde un archivo
Liberación de bloqueos — libera documentos reservados incorrectamente
Vencimiento de documentos — marca los vencidos y envía los avisos
Depuración — elimina documentos o purga logs antiguos, con respaldo opcional
Auditoría de checklists — valida checklists sobre un conjunto de documentos

Transferencia

FTP y SFTP — subida y descarga entre carpeta local y servidor, con verificación de integridad
Migración a almacenamiento externo — simple, con el destino de la clase, o avanzada con credenciales propias

Consultas y diagnóstico

Ejecución de sentencias — con aviso por correo ante error
Exportación de consulta — vuelca el resultado a un archivo
Script personalizado — lógica propia sobre cada documento devuelto por una consulta

Los monitores se alimentan de este mismo planificador: crear un monitor no lo activa, lo refresca un trabajo programado.

Todo permiso se asigna a un grupo. Nunca a una persona.

El modelo de seguridad de Thuban no es una lista de funcionalidades sueltas: es una decisión de diseño que atraviesa la plataforma entera y que es la que hace auditable el resultado.

Un usuario recibe permisos porque pertenece a uno o más grupos, de forma directa o a través de un perfil. No hay forma de otorgar un permiso individual y olvidarlo: revisar quién puede hacer qué es revisar la lista de grupos.

Identidad corporativa

Autenticación contra el directorio de la organización, con sincronización automática de grupos y alta de usuarios en el primer ingreso.

Inicio de sesión único

SSO con proveedores de identidad externos vía SAML v2. Varios directorios a la vez, con selector de dominio en el ingreso.

Políticas de contraseña

Longitud, complejidad, vencimiento e intentos fallidos antes del bloqueo. El sistema recuerda las últimas contraseñas para impedir que se repitan.

Bloqueo por origen de red

Protección independiente del usuario: tras varios intentos fallidos desde un mismo origen, ese origen queda bloqueado sin importar quién intente entrar.

Listas de acceso

Orígenes permitidos y denegados, con la opción de exigir doble factor sólo para orígenes específicos.

Tokens de integración

Credenciales para sistemas externos con vencimiento, permisos e IP de origen propios. El token se muestra una única vez al crearlo.

Suplencias

Delegación temporal de los permisos de una persona hacia otra por un rango de fechas — una licencia no deja un circuito detenido ni obliga a prestar una cuenta.

Auditoría y trazabilidad

Historial de ediciones y de workflow por documento, registro de eventos configurable, estadísticas de servidor y de sesiones, y reporte de documentos bloqueados.

Consola de administraciónAdministración · Auditoría · Servidor

Consola de administración de Thuban, con los módulos de administración, auditoría y servidor

Seguridad, clases documentales, bandejas, workflow, plantillas de correo, soluciones y licencia; auditoría con reportería, logs, estadísticas y bibliotecas; y el planificador, los trabajos y los disparadores del servidor. Todo desde la misma consola. Deslizá la imagen para recorrerla.

Las prácticas de seguridad de la información de Vivatia están certificadas bajo ISO/IEC 27001. El detalle está en la página de Seguridad y Compliance.

Dos formas de tenerlo, según quién sos.

On premise

Para organizaciones con infraestructura y área de sistemas propia

Servidor sobre Windows o Linux, arquitectura orientada a servicios
Base de datos MSSQL u Oracle, ambientes virtualizados y balanceo de carga
Repositorio en FileSystem propio o en almacenamiento externo
Integración con el directorio corporativo y el proveedor de identidad de la empresa
Paquetes de configuración exportables para promover cambios entre ambientes

Thuban Cloud

Para empresas que quieren empezar sin proyecto de implementación

Soluciones preconfiguradas sobre la misma plataforma
Planes por usuario, sin infraestructura a cargo del cliente
La región del proveedor de nube la elige el cliente
Mismo modelo de seguridad, mismas clases documentales, mismo workflow

eventPedir una demo

Ningún motor de IA arregla un archivo desordenado.

La utilidad de un modelo sobre tus documentos depende de lo que le llegue: documentos clasificados, versionados, con permisos y con historia. Eso no lo produce el modelo — lo produce el repositorio.

Thuban es la pieza que deja la información en condiciones de ser consultada, y Thuban AI Connector la que la conecta con el motor que elijas, sin mover los documentos de lugar.

hubConocer Thuban AI Connector

Los documentos que mueven tu negocio, bajo control.